Waarom keur je uren goed vóór je factureert?
Een factuur is moeilijk terug te draaien. Een creditnota kost tijd, en een klant die een fout vindt, gaat ook de rest van de specificatie wantrouwen. Een fout die je vóór facturatie vindt, kost een minuut.
Goedkeuren is daarnaast het moment waarop iemand met overzicht naar de week kijkt. Een medewerker ziet zijn eigen uren; een leidinggevende ziet in de geregistreerde uren van het team dat een project ineens twee keer zoveel uren kreeg als begroot, of dat iemand op drie werkdagen niets registreerde. Meer ziet hij niet: wat iemand die dagen op zijn computer of telefoon deed, staat niet in de geregistreerde uren.
Wie moet uren goedkeuren?
Iemand die het werk kent: de projectleider, de teamleider of de eigenaar in een klein bedrijf. Die weet of tien uur voor een klus redelijk is en welke klant welk werk heeft gevraagd.
Gebruik het vier-ogenprincipe: niemand keurt zijn eigen uren goed. Werk je alleen, of ben je de enige die goedkeurt, dan kan dat niet. Dan is een vast moment waarop je je eigen week nog eens doorleest de beste vervanging.
Waar let je op bij het goedkeuren?
Je hoeft niet elke regel te herberekenen. Zoek naar wat een klant of accountant zou opvallen.
| Controle | Waar je naar kijkt |
|---|---|
| Omschrijving | Kan de klant lezen wat er gedaan is? Lege of vage regels als ‘werk’ terugsturen. |
| Project en klant | Staat het werk op de juiste klant? Een verkeerde klant is de duurste fout. |
| Declarabel of niet | Intern werk op een declarabele activiteit, of andersom. |
| Uitschieters | Een dag van veertien uur, een taak van vijf uur die normaal een half uur duurt. |
| Ontbrekende dagen | Gaten in de week zonder verlof of ziekmelding. |
| Verlof | Openstaande verlofaanvragen die bij dezelfde week horen. |
Twijfel je over een regel, vraag het dan in plaats van hem stilletjes aan te passen. De medewerker weet wat er gebeurde; jij niet.
Welk ritme werkt?
Wekelijks. Een week is kort genoeg om nog te weten wat je deed, en lang genoeg om niet elke dag bezig te zijn. Maandelijks goedkeuren lijkt efficiënt, maar dan moeten mensen fouten van vier weken terug uitzoeken.
- Medewerkers maken hun week vóór het weekend compleet, met een omschrijving bij elke regel.
- Op maandag of dinsdag loopt de goedkeurder de vorige week door.
- Schone weken keur je in één keer goed; weken met een vraag wijs je af met een reden.
- De medewerker past de afgewezen uren aan en dient ze opnieuw in.
- Aan het eind van de maand factureer je alleen goedgekeurde uren.
Hoe wijs je uren af?
Altijd met een reden die zegt wat er moet gebeuren. ‘Klopt niet’ helpt niemand; ‘Dit hoort bij project Website, niet bij Onderhoud’ wel. Een goede reden is concreet, gaat over de registratie en niet over de persoon.
Wijs alleen af wat niet klopt. Is één dag onduidelijk, keur dan de rest goed en stuur die dag terug. Zo blijft de facturatie van de andere uren niet hangen.
Welke fouten maak je makkelijk?
De meeste problemen komen niet uit kwade wil maar uit haast. Een paar patronen komen steeds terug.
- Je eigen uren goedkeuren. Dan is de controle weg, ook als het systeem het toelaat.
- Alles in bulk goedkeuren zonder te kijken. Bulk is prima voor weken zonder waarschuwingen, niet als vervanging van kijken.
- Uren stilletjes aanpassen. De medewerker leert er niets van, en de wijziging is later niet te verklaren.
- Te laat goedkeuren. Uren die niet goedgekeurd zijn, kun je niet factureren; een achterstand schuift je omzet op.
- Uren van een AI-assistent ongezien doorlaten. Die zijn net zo goed een voorstel; lees de omschrijving zoals bij elke andere regel. Meer in uren registreren met AI.
Zo doet Half5 het
In Half5 zet je in de organisatie-instellingen ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan. Registraties hebben dan de status ‘Nog niet goedgekeurd’, ‘Goedgekeurd’ of ‘Afgewezen’. Afwijzen kan alleen met een ‘Reden van afwijzen’ van maximaal 500 tekens, die de medewerker bij de registratie ziet. Een goedgekeurd uur kun je nog afwijzen zolang het niet gefactureerd is. Met deze instelling aan gaan alleen goedgekeurde uren mee in conceptfacturen.
Beheerders keuren goed voor de hele organisatie. Een afdelingsmanager keurt goed voor de mensen in zijn afdeling en voor uren op projecten van die afdeling. Je eigen registraties keurt een andere goedkeurder goed; alleen als er niemand anders is, doe je het zelf. Het scherm toont per persoon per week de geregistreerde uren, het verlof en de ritten waarvoor de klant betaalt of waarvoor je een kilometervergoeding geeft. ‘Mist omschrijving’ markeert lege omschrijvingen, ‘Te weinig uren’ een week ver onder de contracturen. Weken zonder waarschuwingen keur je met één knop goed (‘Keur 4 weken goed’). Verlofaanvragen staan onder ‘Open aanvragen’; zie verlof registreren.
De tijdlijn van een medewerker staat niet in dit scherm en in geen enkel rapport. Hij wordt op het eigen apparaat vastgelegd en end-to-end versleuteld tussen de eigen apparaten van de medewerker; een goedkeurder, beheerder of Half5 kan hem niet openen. Uren die een AI-assistent via MCP boekt, komen binnen als ‘Nog niet goedgekeurd’ en lopen door dezelfde goedkeuring.
Veelgestelde vragen
Moet een zzp'er zonder personeel ook uren goedkeuren?
Er is dan niemand anders om het te doen. Het nut zit vooral in een vast moment waarop je je week nog eens leest voordat je factureert; dat kan zonder formele goedkeuring.
Wat gebeurt er met afgewezen uren?
Ze gaan terug naar de medewerker, met de reden erbij. Die past de registratie aan, waarna je haar opnieuw beoordeelt. Afgewezen uren komen niet op een factuur.
Mag een manager uren van een medewerker zelf aanpassen?
Technisch vaak wel, maar het is beter om af te wijzen met een reden. Dan weet de medewerker wat er mis was en blijft zichtbaar wie wat heeft vastgelegd.
Hoe vaak moet je uren goedkeuren?
Wekelijks werkt voor de meeste teams. Dan weet iedereen nog wat er gebeurde, en loop je bij de maandfactuur niet achter.
Wie keurt de uren van de leidinggevende goed?
Een andere goedkeurder, zoals een collega-manager of de eigenaar. Is er niemand anders, dan blijft een eigen controlemoment de enige optie.
