Wat Half5 bijhoudt, en wie het kan zien.
Je tijdlijn staat versleuteld op je eigen apparaten en is voor niemand anders te openen, ook niet voor je leidinggevende, een beheerder of Half5. Wat jij registreert (uren, verlof, ritten) ziet je leidinggevende wel. Deze pagina zet per rol op een rij wat dat betekent.
- Tijdlijn
- Alleen jij; je leidinggevende ziet je registraties
- Marketing
- Geen Google- of Meta-meting vóór toestemming
- Contact
- [email protected]
Vier soorten gegevens.
Welke gegevens er precies zijn, hangt af van de koppelingen en apps die een organisatie gebruikt.
- Account en bedrijfsinrichting
- Namen, e-mailadressen, afdelingen, rollen, werkdagen, tarieven, klanten, projecten en instellingen.
- Persoonlijke tijdlijn
- Programma's, vensters, websites, bestanden, commits, AI-sessies, bezoeken, herkende ritten en telefoongesprekken (nummer, contactnaam, richting, tijdstip en duur; nooit de inhoud). Versleuteld op je apparaat en alleen tussen je eigen apparaten gesynchroniseerd. De server bewaart het versleuteld, zonder sleutel. Afspraken uit je eigen agendakoppeling ziet ook alleen jij.
- Registraties
- Uren, verlof en ritten die iemand zelf opslaat: datum, duur, klant, project, activiteit, omschrijving, goedkeuringsstatus en factuurstatus.
- Koppelingen, support en website
- Koppelingsinstellingen, supportberichten, vragen aan de assistent, noodzakelijke cookies, en marketingmeting alleen na toestemming.
Waar de grens ligt, en waarom die vastligt.
- Tijdlijn: alleen jij
- Een leidinggevende, beheerder of Half5 kan je tijdlijn niet openen. De sleutel staat alleen op jouw apparaten; geen instelling of rol verandert dat.
- Opslaan door jou
- Een suggestie wordt pas een registratie als jij hem opslaat. Pas dan is hij zichtbaar voor je leidinggevende.
- Goedkeuren vóór factureren
- Staat goedkeuren aan, dan komen alleen goedgekeurde uren op een factuur. Je eigen uren keurt iemand anders goed.
- Koppelingen
- Boekhoudpakketten krijgen klanten, projecten en facturen. Een AI-agent via MCP leest en boekt alleen de uren van wie hem koppelde. Geen koppeling kan de tijdlijn lezen.
Per rol: tijdlijn, registraties en van wie.
Geen enkele rol kan de tijdlijn van een ander openen. Rapportages tonen registraties ook per persoon, binnen dezelfde grenzen.
| Rol | Tijdlijn | Registraties | Van wie |
|---|---|---|---|
| Jij | Opent en corrigeert je eigen tijdlijn. | Je eigen uren, verlof en ritten. | Alleen jezelf. |
| Afdelingsmanager | Kan hem niet openen. | Uren, verlof en ritten; keurt goed of wijst af; rapportages per persoon. | Mensen met die afdeling als hoofdafdeling, plus alle uren op projecten van die afdeling. |
| Beheerder | Kan hem niet openen. | Uren, verlof, ritten, rapportages, facturen en instellingen. | De hele organisatie. |
| Koppelingen en agents | Kan hem niet openen. | Boekhouding: klanten, projecten, facturen. AI-agent: uren boeken en opvragen. | Een AI-agent alleen de uren van wie hem koppelde. |
Van tijdlijn tot factuur, in vier stappen.
Alleen stap 1 is privé. Vanaf stap 2 werk je met registraties die jij zelf hebt opgeslagen.
De route
- 01 Persoonlijke tijdlijn
- Alleen voor jou, versleuteld op je apparaten.
- 02 Registratie
- Jij slaat een uur, verlof of rit op. Vanaf hier ziet je leidinggevende het.
- 03 Goedkeuring
- Een leidinggevende keurt goed of wijst af met een reden.
- 04 Factuur en boekhouding
- Goedgekeurde uren worden factuurregels; de factuur kan naar je boekhoudpakket.
Rollen
Er zijn drie: beheerder, afdelingsmanager en medewerker. Geen van de drie kan een tijdlijn van een ander openen.
AI-functies
Klanten en projecten herkennen gebeurt op je apparaat. Druk je op de knop om een omschrijving te laten schrijven, dan gaan de venstertitels en commits van dat uur naar Google Gemini of OpenAI. De help-assistent leest je tijdlijn niet.
Koppelrechten
AI-agents loggen in met OAuth op het account van de gebruiker. In Half5 zie je welke agents gekoppeld zijn en trek je toegang in.
Wat je kunt vragen.
Mail [email protected]. Gaat het om gegevens die je werkgever beheert, zoals je registraties, dan loopt het verzoek via je werkgever.
- Inzage in welke persoonsgegevens Half5 van je verwerkt.
- Correctie, verwijdering of export van je gegevens.
- Bezwaar of beperking waar de wet dat toestaat.
- Je lokale tijdlijn verwijder je zelf, in de privacy-instellingen van de app.
- Toestemming voor marketingmeting pas je aan via de cookie-instellingen.
Je account en gegevens verwijderen
- Half5: open Profiel en kies Account verwijderen. Daarmee verwijder je je account en de gegevens die eraan hangen.
- Half5 Belletjes: ontkoppel de telefoon in Half5 onder Apparaten, of verwijder je Half5-account. Daarmee verdwijnen ook de gesprekken die de app heeft gesynchroniseerd.
- Lukt het niet in de app, mail dan [email protected] vanaf het e-mailadres van je account. We verwijderen je gegevens binnen 30 dagen.
Afspraken en leveranciers.
Rollen, AI en koppelingen staan hierboven. Hieronder wie verantwoordelijk is en welke leveranciers meewerken.
Klant als verwerkingsverantwoordelijke, Half5 als verwerker
Rolt een organisatie Half5 uit, dan leggen we rollen, instructies en bewaartermijnen vast in een verwerkersovereenkomst.
Website en contact
Voor websitebezoek en contactverzoeken gebruikt Half5 alleen de gegevens die nodig zijn om te antwoorden.
Leveranciers en doorgifte
Half5 gebruikt leveranciers voor hosting, e-mail, betalingen, foutmonitoring en AI-functies. De lijst met subverwerkers noemt ze allemaal, met de gegevens die ze ontvangen en waar.