Kennisbank
Antwoorden over uren, WBSO, facturen en ritten
Hoe je uren bijhoudt die kloppen, wat RVO en de Belastingdienst vragen en hoe je zonder overtypen factureert. Elk artikel begint met het korte antwoord.
Urenregistratie
Uren, verlof en ritten bijhouden: wat de regels vragen en wat je er dagelijks voor doet.
- Wat betekent automatisch uren registreren, en hoe automatisch is het echt? Signalen vastleggen versus beslissen: welke bronnen er zijn, waarom je bevestigt en wat privé blijft.
- Uren bijhouden: in Excel, met een timer of met een app? Papier, Excel, timer of automatisch: eerlijke voor- en nadelen en de kolommen die je echt nodig hebt.
- Hoe meet je productiviteit zonder je medewerkers te controleren? Waarom monitoring averechts werkt, en welke cijfers op teamniveau wel iets zeggen over productiviteit.
- Rittenregistratie en kilometervergoeding: wat moet je bijhouden in 2026? Wat erin moet volgens de Belastingdienst, de 500-kilometergrens, bijtelling 2026 en de kilometervergoeding van €0,25.
- Urencriterium: hoe houd je 1.225 uur bij en hoe toon je ze aan? Wat meetelt voor 1.225 uur, hoe je het aantoont en waarom juist je niet-declarabele uren ontbreken.
- Verlof registreren: wat zegt de wet en hoe richt je het praktisch in? Wettelijk verlof, vervaldatums, wat je moet bewaren en een eenvoudige route van aanvraag tot registratie.
Goedkeuren en factureren
Van geregistreerde uren naar een factuur die klopt.
- Wat zijn declarabele uren, en hoe bereken je je declarabiliteit? Wat telt als declarabel, hoe je je declarabiliteit uitrekent en waar declarabele tijd ongemerkt weglekt.
- Hoe keur je uren goed voordat je factureert? Wie uren goedkeurt, waar je op let, hoe je afwijst met een reden en welke valkuilen je voorkomt.
- Hoe maak je een factuur op basis van geregistreerde uren? Van urenstaat naar factuur: periode, groepering, specificatie, wat je niet factureert en dubbel factureren voorkomen.
WBSO en S&O-uren
Wat RVO van je urenadministratie vraagt, en hoe je dat volhoudt.
- Wat is de WBSO en wat vraagt RVO van je urenadministratie? Wie de WBSO kan gebruiken, de bedragen van 2026 en wat RVO van je uren- en projectadministratie verwacht.
- Hoe houd je een WBSO-urenadministratie bij die een controle doorstaat? Per medewerker, per project, per dag: hoe je S&O-uren bijhoudt zodat ze aansluiten op je projectadministratie.
- Hoe omschrijf je WBSO-uren? Voorbeelden van zwak naar beter Zwakke en betere omschrijvingen voor software, producten en processen, en hoe je knelpunten opschrijft.
- Welke fouten maken bedrijven in hun WBSO-urenadministratie? Acht fouten die bij een WBSO-controle opvallen, en per fout wat je eraan doet.
- WBSO voor softwareteams: hoe onderbouw je ontwikkeluren met commits en AI-sessies? Wat telt voor softwareteams, en hoe commits, pull requests en AI-sessies je WBSO-uren onderbouwen.
- Kun je WBSO-uren automatisch bijhouden? Wat je aan WBSO-uren kunt automatiseren, wat een mens blijft beslissen, en hoe je dat in Half5 opzet.
AI en MCP
Uren boeken vanuit Claude, ChatGPT of Cursor, en wat er met je gegevens gebeurt.
- Wat is MCP, en waarom kan je AI-assistent er ineens je uren mee boeken? De open standaard achter AI-assistenten die met je software werken, in gewone taal uitgelegd.
- Hoe laat je Claude, ChatGPT of Cursor je uren registreren? Je assistent koppelen, voorbeeldprompts, wat er na het boeken gebeurt en welke gewoontes fouten voorkomen.
- Hoe werkt log_work, de MCP-tool waarmee een agent je uren boekt in Half5? De velden, de vier uitkomsten, hoe Half5 de klant kiest en wat de andere vijf tools doen.
- Wat deelt een AI-agent als hij je uren boekt, en hoe houd je dat beperkt? Wat een agent meestuurt, wat de AI-aanbieder en Half5 zien, en hoe je toestemming en geheugen beheert.
Per branche
Wat urenregistratie in jouw vak lastig maakt, en wat helpt.
- Hoe richt je de urenregistratie in op een accountants- of administratiekantoor? Korte adviezen, drukke seizoenen en vaste prijzen: zo houd je de uren per klant bij zonder avondwerk.
- Hoe houd je als advocaat je uren per dossier bij, inclusief de korte contacten? Per dossier, tot op de minuut: korte contacten, eenheden, specificaties en vertrouwelijkheid.
- Hoe regel je als installateur je uren, werkbonnen en ritten zonder avondwerk? Werkbon, reistijd, spoedklussen en ritten per bus: zo houdt een installatiebedrijf de uren sluitend.
- Hoe registreer je uren als developer of softwarebedrijf zonder op vrijdag je week te reconstrueren? Contextwissels, supportvragen, commits, AI-sessies en vaste prijs: urenregistratie die past bij hoe developers werken.
- Hoe houd je op een marketing-, reclame- of adviesbureau de uren per project in de hand? Retainers, correctierondes en scope creep: zo zie je op tijd waar het budget heen gaat.
Koppelingen
Uren naar je boekhoudpakket, zonder overtypen.
- Hoe factureer ik mijn uren in Moneybird? Contacten, grootboek en btw inrichten, en goedgekeurde uren als conceptfactuur in Moneybird klaarzetten.
- Hoe factureer ik mijn uren in Exact Online? Relaties, omzetrekeningen en btw inrichten, en goedgekeurde uren als concept in Exact Online klaarzetten.
- Hoe factureer ik mijn uren in WeFact? Debiteuren en btw inrichten, en goedgekeurde uren als conceptfactuur in WeFact zetten en versturen.
- Hoe factureer ik mijn uren in e-Boekhouden? Relaties en grootboek inrichten, en goedgekeurde uren als factuur in e-Boekhouden zetten. Zonder conceptfase daar.
