Hoe werkt uren factureren in WeFact?
WeFact is een facturatiepakket. Klanten heten daar debiteuren; een factuur hoort bij een debiteur en bestaat uit regels met een aantal, een prijs, een omschrijving en een btw-tarief. Nummering, betaaltermijn, het factuursjabloon en de e-mail waarmee je factureert stel je in WeFact in.
Uren factureren is daarin niets bijzonders: een regel van bijvoorbeeld 6,5 uur tegen je uurtarief. Wat je wel zelf moet regelen, is dat de juiste uren op de juiste factuur komen. Dat is de stap die je met een gekoppelde urenregistratie niet meer met de hand doet.
WeFact houdt ook bij of een factuur betaald is en kent creditfacturen. Corrigeer je een verstuurde factuur, dan doe je dat met een creditfactuur en niet door de oude te wijzigen.
Wat richt je in voordat je de eerste urenfactuur maakt?
Een paar dingen leg je één keer vast in WeFact. Daarna hoef je bij elke factuur alleen nog te controleren.
| Onderdeel | Waarom |
|---|---|
| Debiteuren met adres en e-mailadres | WeFact mailt de factuur naar het adres van de debiteur. |
| Btw-tarieven | Elke regel krijgt een tarief: 21%, 9%, 0% of verlegd. |
| Factuursjabloon | Je logo, bedrijfsgegevens, IBAN en betaaltermijn. |
| E-mailtekst bij facturen | De tekst die je klant samen met de factuur ontvangt. |
| Afspraak over specificatie | Een regel per werkzaamheid of per dag, met een korte omschrijving. |
Kies een specificatie die je klant zonder uitleg begrijpt. Een regel ‘Ontwerp homepage, 4 uur’ levert minder vragen op dan ‘Werkzaamheden oktober’.
Stap voor stap: uren uit Half5 naar WeFact
Half5 maakt de conceptfactuur in WeFact, en vanuit Half5 kun je hem via WeFact versturen.
- Koppel WeFact onder Integraties. Je plakt de beveiligingscode (API-sleutel) van je WeFact-omgeving in Half5 en zet het IP-adres dat Half5 toont in de IP-toegangslijst van WeFact. Half5 laat de stappen zien.
- Half5 haalt je debiteuren op als klanten. Nieuwe klanten die je in Half5 aanmaakt, komen als debiteur in WeFact.
- Zet bij elke activiteit ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’, met zo nodig een eigen ‘Uurtarief’.
- Laat je team uren registreren. Staat ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan, dan komen alleen goedgekeurde uren mee.
- Open het rapport, filter op periode of klant en kies ‘Maak conceptfacturen van rapport’. Half5 maakt één conceptfactuur per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren.
- Het concept staat direct in WeFact, met per regel omschrijving, aantal, prijs en btw-tarief. Pas je het in Half5 aan, dan vervangt Half5 de regels van het concept in WeFact.
- Verstuur met ‘Verstuur via WeFact’: WeFact mailt de factuur naar de debiteur. Of kies ‘Definitief maken’ als je hem zelf verstuurt; de factuur krijgt dan in WeFact de status verzonden.
Wat gaat wel en niet over?
Debiteuren gaan beide kanten op. Facturen maak je in Half5; WeFact geeft het factuurnummer en de status terug. Grootboekrekeningen en projecten gaan niet mee.
- Ritten en verlof worden nooit factuurregels.
- Uren op een activiteit met ‘Niet declareerbaar’ komen niet op de factuur.
- Regels die je in WeFact in het concept wijzigt, gaan niet terug naar Half5. Pas je het concept daarna in Half5 aan, dan overschrijft Half5 ze.
| Gegeven | Gaat over? | Opmerking |
|---|---|---|
| Debiteuren | Ja, beide kanten | Klanten in Half5 en debiteuren in WeFact blijven gelijk. |
| Conceptfactuur | Ja, Half5 naar WeFact | Met regels en btw-tarief. |
| Versturen | Ja | Per e-mail via WeFact, of gemarkeerd als verzonden. |
| Creditfactuur | Ja, Half5 naar WeFact | ‘Creditfactuur’ bij een factuur in Half5 maakt een creditfactuur in WeFact. |
| Factuurnummer en status | Ja, WeFact naar Half5 | Het nummer dat WeFact toekent en de status (verzonden, betaald) verschijnen in Half5. |
| Betaald | Ja, beide kanten | Status ‘Betaald’ in Half5 markeert de factuur in WeFact als betaald, en een betaling in WeFact zet de factuur in Half5 op ‘Betaald’. |
| Grootboekrekeningen | Nee | De ‘Grootboekrekening’ van een activiteit gaat niet naar WeFact. |
| Projecten | Nee | De projectnaam kan wel in de regelomschrijving staan. |
Hoe corrigeer je een verstuurde urenfactuur?
Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. In Half5 kies je bij die factuur ‘Creditfactuur’; de creditfactuur komt in WeFact te staan, gekoppeld aan de oorspronkelijke factuur. Daarna maak je zo nodig een nieuwe factuur met de juiste uren.
Controleer bij buitenlandse klanten vóór verzending het btw-tarief. Half5 kiest het op basis van jouw land en dat van de klant; bij een zakelijke klant in een ander EU-land is dat 0% met btw verlegd, en dan moet het btw-nummer van de klant bekend zijn.
Zo doet Half5 het
Half5 koppelt met WeFact via de beveiligingscode en de IP-toegangslijst van WeFact. Debiteuren worden gesynchroniseerd. ‘Maak conceptfacturen van rapport’ maakt één concept per klant met de declarabele, nog niet gefactureerde uren (met goedkeuring aan alleen ‘Goedgekeurd’) en zet het in WeFact.
Je verstuurt met ‘Verstuur via WeFact’ of ‘Definitief maken’. Een creditfactuur en de status ‘Betaald’ werken door naar WeFact; factuurnummer en betaalstatus komen terug. Grootboekrekeningen en projecten synchroniseren niet. Welke uren declarabel zijn, lees je in Declarabele uren; het hele proces in Facturen maken van uren.
Veelgestelde vragen
De koppeling met WeFact werkt niet. Waar ligt het meestal aan?
Bijna altijd aan de IP-toegangslijst of de beveiligingscode. Controleer of het IP-adres dat Half5 toont in WeFact is opgeslagen en of je de juiste beveiligingscode hebt geplakt.
Waarom staat een uur niet op het concept?
Meestal staat de activiteit op ‘Niet declareerbaar’, is het uur al gefactureerd, of is het nog niet goedgekeurd terwijl ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aanstaat. Filter in het rapport op goedkeurings- en factuurstatus.
Met welk sjabloon en welke e-mail verstuurt WeFact de factuur?
Met de instellingen in je WeFact-omgeving. Half5 levert de regels aan; opmaak en e-mailtekst komen uit WeFact.
Kan ik grootboekrekeningen per activiteit naar WeFact sturen?
Nee, de WeFact-koppeling synchroniseert geen grootboekrekeningen. Wil je omzet per soort werk boeken, regel dat dan in WeFact of kies een pakket waarbij dat wel kan, zoals Moneybird of e-Boekhouden.
Hoe verwerk ik een betaling?
Op één plek. Verwerk je de betaling in WeFact, dan staat de factuur in Half5 na de volgende synchronisatie op ‘Betaald’. Zet je in Half5 de status op ‘Betaald’, dan markeert Half5 de factuur ook in WeFact als betaald.
